Larevis vs. Excel a Google Mapy
Většina firem v terénu vede zakázky v tabulce, polohy v Google Mapách a dokumenty ve složce na disku. Dokud je zakázek pár, funguje to. Tahle stránka věcně popisuje, kde to začne drhnout a co dělá Larevis jinak.
Krátce
Excel a Google Mapy stačí, když zakázky zapisuje jeden člověk a je jich pár ročně. Larevis se vyplatí, když je zakázek desítky, pracuje na nich víc lidí, technik potřebuje podklady v terénu na telefonu, nebo chcete mít na webu aktuální mapu referencí bez ruční práce a bez rizika, že ven unikne adresa klienta nebo cena.
Srovnání bod po bodu
| Excel + Google Mapy | Larevis | |
|---|---|---|
| Zakázka na jednom místě | Řádek v tabulce, bod v mapě a složka na disku zvlášť | Jedna zakázka: poloha, klient, stav, termíny, dokumenty |
| Mapa zakázek | Ruční přenos z tabulky do Google Map, při změně znovu | Zakázka je na mapě hned při zápisu, adresou nebo GPS |
| Stav zakázky | Sloupec nebo barva bodu, podle toho, kdo zapisoval | Pevné stavy od poptávky po hotovo, filtr na mapě i v seznamu |
| Reference na webu | Samostatná mapa nebo stránka, kterou někdo ručně aktualizuje | Hotová zakázka jde na veřejnou mapu jedním kliknutím, web se aktualizuje sám |
| Citlivé údaje na veřejné mapě | Hlídá to člověk; přesná adresa a poznámky se snadno dostanou ven | Veřejná mapa čte jiná data: bez cen a kontaktů, poloha zaokrouhlená na ~100 m |
| Schválení před zveřejněním | Ne | Ano (tarif Firma) |
| Historie změn | Historie verzí souboru, ne konkrétní zakázky | Ano, u každé zakázky |
| Práce v terénu na telefonu | Tabulka na telefonu jde, ale nepohodlně | Mapa i zápis zakázky dělané pro telefon |
| Fakturace a účetnictví | Ne (Excel jako tabulka ano) | Ne, a nebude. Larevis jde vést vedle účetního systému |
| Cena | Často už zaplacené nebo zdarma | Měsíční předplatné podle počtu uživatelů, 14 dní zdarma |
Kdy Excel a Google Mapy stačí
Nechte to, jak to je, pokud platí většina z tohohle:
- zakázky zapisuje a zná jeden člověk,
- ročně jich je jednotky, ne desítky,
- v terénu nikdo nepotřebuje dohledávat podklady,
- reference na webu neřešíte, nebo je stačí aktualizovat jednou za rok.
Tabulka je zdarma, všichni ji znají a nic se nemusí učit. To je reálná výhoda a Larevis ji nepřebije.
Kde to začne drhnout
Dvě místa, dvě pravdy. Adresa se opraví v tabulce, ale bod v mapě zůstane na starém místě. Po roce už nikdo neví, která verze platí.
Víc lidí, víc verzí. Kopie tabulky v e-mailu, na disku a v telefonu. Stav zakázky zapisuje každý jinak, takže filtr „co je rozpracované“ nefunguje.
Technik na místě bez podkladů. Adresa v SMS, výkres na disku, kontakt v telefonu kolegy. Tabulka na mobilu se otevřít dá, pracovat se v ní nedá.
Reference na webu stárnou. Stránku s realizacemi musí někdo ručně doplnit, a na to nikdy není čas. Zákazník, který hledá, co jste dělali poblíž, vidí stav z doby před dvěma lety.
Sdílená mapa ukáže víc, než má. Když se jako reference sdílí stejná mapa, kterou firma používá interně, dostanou se ven přesné adresy klientů, poznámky nebo ceny. Hlídat to musí člověk při každé změně.
Co dělá Larevis jinak
- Jedna zakázka, jedno místo. Poloha, klient, stav, termíny, odpovědná osoba, dokumenty a historie změn jsou u sebe. Mapa a seznam jsou dva pohledy na stejná data.
- Pevné stavy. Poptávka, nabídka, objednáno, plánováno, probíhá, hotovo. Filtr podle stavu přepíná mapu i seznam.
- Veřejná mapa jako oddělená data. Na web jde jen schválený popis hotové zakázky s polohou zaokrouhlenou zhruba na 100 m, bez cen, kontaktů a dokumentů. Poptávky se zveřejnit nedají vůbec.
- Na web jedním řádkem. Mapa referencí se vloží do WordPressu, Webnode, Shoptetu i ručně psaného webu a aktualizuje se sama.
- Telefon v terénu. Zápis zakázky a poloha z GPS přímo na místě.
Co Larevis neumí: fakturaci, účetnictví ani sklad. Menším firmám stačí jako jediná evidence zakázek, větší ho používají vedle účetního systému nebo CRM.
Jak přejít bez přepisování
Zakázky z Excelu, CSV, uMap i Google My Maps (export do KML nebo tabulky) do Larevisu převedeme, nic se nepřepisuje ručně. U tarifu Firma je převod v ceně, u ostatních se domluvíme podle rozsahu. Export zpátky do tabulky máte kdykoli, data jsou vaše.
Larevis stojí od 249 Kč měsíčně, prvních 14 dní je zdarma. Aktuální tarify jsou v ceníku.
Časté otázky
Můžu vést evidenci zakázek v Excelu a Google Mapách?
Ano, a při pár zakázkách ročně je to rozumné řešení. Potíž přichází s objemem a s více lidmi: tabulka a mapa se rozcházejí, každá změna se zapisuje dvakrát a na webu zůstávají staré reference, protože je někdo musí ručně přenést.
Kdy se vyplatí přejít z Excelu na Larevis?
Když zakázky zapisuje víc lidí, když je jich desítky ročně, když technik v terénu potřebuje podklady na telefonu, nebo když chcete mít na webu aktuální mapu referencí bez ruční práce.
Proč nestačí sdílet mapu z Google Map jako reference?
Jde to, ale veřejná mapa pak bývá kopie interních dat: přesné adresy klientů, poznámky nebo ceny se do ní dostanou snadno a aktualizovat ji musí někdo ručně. Larevis má veřejnou mapu jako samostatná data, jen schválené zakázky, bez cen a kontaktů, s polohou zaokrouhlenou zhruba na 100 metrů.
Jak dostanu zakázky z Excelu nebo Google Map do Larevisu?
Zakázky z Excelu, CSV, uMap i Google My Maps (export do KML nebo tabulky) do Larevisu převedeme, nemusíte je přepisovat. U tarifu Firma je převod v ceně, u ostatních tarifů se domluvíme podle rozsahu.
Nahradí Larevis Excel úplně?
Jako evidenci zakázek ano: klient, poloha, stav, termíny, dokumenty a historie. Fakturaci, účetnictví ani sklad Larevis neumí; na to zůstává účetní systém nebo tabulka.